25. September 2019

Menschen bei FRÖBEL

„Vor Software habe ich keine Angst!“ sagt Rita Hoffmann, Leiterin der Personalverwaltung. Im Unternehmen hat sie vor zehn Jahren als Sachbearbeiterin angefangen. Im Interview spricht sie über ihren Start in die neue Rolle.

13 Frauen und Männer arbeiten in der Personalverwaltung bei FRÖBEL. Zum Team zählen auch eine Auszubildende, ein weiterer Auszubildender kam im September hinzu. Seit Juli leitet Rita Hoffmann die Abteilung Personalverwaltung.

Worin sehen Sie Ihre Aufgaben als neue Leiterin des Teams?

In erster Linie sehe ich mich als kompetente fachliche Ansprechpartnerin für das Team. Unser Arbeitsaufkommen ist sehr hoch und wir müssen uns ständig über Prozesse untereinander abstimmen. Das steuere ich und binde möglichst an vielen Stellen das Expertenwissen der Kolleginnen und Kollegen ein – sie arbeiten schließlich jeden Tag an den vielen Details. Darüber hinaus halte ich mich im Steuer- und Sozialversicherungsrecht auf dem Laufenden und kann hier ebenfalls unterstützen.

Wie sieht die Arbeit der Abteilung konkret aus?

Jeder bei uns im Team betreut über das Abrechnungssystem rund 500 Beschäftigte, die jeden Monat pünktlich und korrekt ihr Gehalt bekommen (siehe Infografik, Anm. d. Red.). Daneben bearbeiten wir zahlreiche andere Leistungen, wie zum Beispiel Entgeltbescheinigungen für Krankengeld, Elterngeld usw.

Hinzu kommen zu festen Stichtagen die Personalkostenabrechnungen gegenüber den Ämtern und Kommunen. Einmal im Jahr bearbeiten wir Daten aus allen Regionen und Abteilungen für die Wirtschaftsplanung und berechnen die voraussichtlichen Personalkosten für das kommende Jahr für das ganze Unternehmen. Da fallen viele einzelne Arbeitsschritte an, zum Beispiel Höhergruppierungen, neue Beschäftigte einrichten, Stunden hochsetzen, Elternzeiten hinterlegen.

Was schätzen Sie an Ihrem Team am meisten?

Die absolute Verlässlichkeit. Dass wir immer pünktlich liefern können, liegt auch an der großen Hilfsbereitschaft der Kolleginnen und Kollegen untereinander, bei Bedarf oder in Notsituationen die Arbeit so zu verteilen, dass keine Lücken entstehen.

Was schätzen Sie am meisten an Ihrer Arbeit bei FRÖBEL?

In meinen bisherigen Tätigkeiten habe ich mich meist nach drei Jahren gelangweilt und habe mir deshalb etwas Neues gesucht. Das kam dann bei FRÖBEL nicht mehr vor! Ich schätze an meinem Job hier tatsächlich die Abwechslung. Es gibt immer wieder neue Themen und damit neue Herausforderungen. Langeweile kenne ich, seitdem ich hier bin, nicht mehr.

Gab es auch mal Momente, in denen sie gezweifelt haben?

Ja, tatsächlich hatten wir bis 2016 wirklich große Schwierigkeiten mit der bisherigen Personalsoftware. Es lief einfach nicht, es tauchten zu viele Fehler in den Abrechnungen auf. Ich habe mich damals dafür stark gemacht, die Software zu wechseln. Das hieß aber auch, mit Verantwortung zu übernehmen. Ich habe dann intensiv daran mitgearbeitet, unsere jetzige Software einzuführen.

Inzwischen bin ich Systemadministratorin, bin regelmäßig in Schulungen und intensiv eingebunden, wenn Updates anstehen. Das macht mir auch richtig Spaß, ich habe tatsächlich eine Affinität zu IT und Software (lacht).

Gibt es etwas, worauf Sie ein bisschen stolz sind?

Ja, wir konnten mit der Einführung eines internen Kontrollsystems die Fehlerquote in der Lohnabrechnung stark reduzieren. In regelmäßigen Abständen gleichen wir alle Daten in verschiedenen Buchungsläufen unternehmensweit auf Abweichungen ab. Das haben wir eigeninitiativ eingeführt und arbeiten sehr erfolgreich damit.

Was haben Sie sich vorgenommen für die nächste Zeit?

Fachlich möchte ich den Stellenplan fest in unseren Arbeitsprozess integrieren und zum Einsatz bringen. Das ist ein wichtiger Schritt, um den gesamten Prozess der Stellenbesetzung von der Planung bis zu Besetzung einer Stelle zu strukturieren.

Als Abteilungsleiterin möchte ich darauf hinarbeiten, dass wir als Team näher zusammenrücken und uns eine gute Diskussionskultur aneignen. Ich denke, so können wir am besten Verbesserungsvorschläge anregen und alle ermuntern, unsere Arbeit hier selbst mit zu gestalten.

Personalverwaltung in Zahlen

  • rund 500 Beschäftigte werden von jeder Kollegin / jedem Kollegen betreut
  • im Monat Juli 2019: 190 Neueinstellungen, ca. 200 Änderungsverfügungen: Stundenerhöhungen, Umgruppierungen, Umsetzungen, Austritte
  • Krankenscheine im Durchschnitt: 1200 Erstbescheinigungen im Monat

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