Compliance

Die Compliance-Richtlinie gilt bindend für alle Mitarbeitenden der Fröbel Bildung und Erziehung gGmbH und deren Organmitglieder.

Compliance bedeutet rechtmäßiges und regelkonformes Handeln. Alle Fröbel-Beschäftigten sind verpflichtet, während ihrer Tätigkeit die geltenden gesetzlichen und unternehmensinternen Regelungen einzuhalten, denn das Verhalten einer und eines jeden Mitarbeitenden hat Auswirkungen auf das Ansehen und auf die Wirkung Fröbels in der Öffentlichkeit. Ziel dieser Richtlinie ist es, den Beschäftigten als verbindlicher Leitfaden und Hilfestellung zu dienen. Denn nur wenn Mitarbeitenden bekannt ist, was rechtmäßig ist und was nicht, haben sie die Möglichkeit sich regelkonform zu verhalten. Gleichzeitig wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Inhalt dieser Richtlinie nicht als abschließend zu verstehen ist. Allen Mitarbeitenden sind weiterführende Dokumente mit unternehmensinternen Vorgaben zum regelkonformen Verhalten im Fröbel-Intranet zugänglich.

Weitere spezielle Regelungen in Gesetzen, Verordnungen, Dienstvereinbarungen etc. bleiben unberührt. Alle Beschäftigten haben die Pflicht, sich regelmäßig über das Intranet über die ihren Tätigkeitsbereich betreffenden internen Richtlinien zu informieren.

Diese Richtlinie ist in erster Linie als eine Zusammenfassung zahlreicher Regelungen zu verstehen, die unternehmensinterne Vorgaben zum regelkonformen Verhalten enthalten.

Der Inhalt der Richtlinie ist für Mitarbeitende Schutz und Verpflichtung zugleich. Die Richtlinie beschreibt die Rahmenbedingungen, in denen sich die Beschäftigten sicher bewegen können und dient somit auch der Absicherung ihres Verhaltens. Alle Fröbel-Beschäftigten sind verpflichtet, ihr berufliches Handeln anhand der hier beschriebenen Regelungen zu überprüfen und die hierin enthaltenen Vorgaben einzuhalten. Diese Richtlinie geht allen, insbesondere entgegen stehenden Weisungen, vor.

Alle Fröbel-Beschäftigten haben alle gesetzlichen Regelungen, den Fröbel-HTV sowie alle internen Regelungen zu achten. Fröbel erwartet von allen Mitarbeitenden einen respektvollen und freundlichen Umgang innerhalb der Belegschaft sowie gegenüber Dritten. Die Achtung ihrer Persönlichkeitsrechte und Privatsphäre gehören ebenso zu den zentralen Grundsätzen bei Fröbel.

In unserem Leitbild formulieren wir unser gemeinsames Ziel, für eine demokratische und chancengerechte Gesellschaft einzutreten. An oberster Stelle stehen für uns die Rechte der Kinder, die wir in der täglichen Arbeit in allen Bereichen des Unternehmens achten und umsetzen. Im pädagogischen Leitbild sind acht Rechte festgeschrieben, die für die Arbeit in Krippen, Kitas und Horten große Bedeutung haben.

Welche Verantwortung Führungskräfte bei Fröbel tragen und wie sie dieser gerecht werden, ist in unserem Führungsleitbild festgeschrieben. Führungskräfte bei Fröbel sind verpflichtet, sich vorbildlich hinsichtlich der Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Regelungen zu verhalten. Sie tragen in der Ausführung ihrer Funktion eine Verantwortung für ihre Mitarbeitenden und haben eine besondere Vorbildfunktion. Sie sind dafür verantwortlich, dass in den ihnen zugeordneten Bereichen keine Verstöße gegen diese Richtlinie erfolgen.

Als Träger von Kindertageseinrichtungen übernehmen wir eine besonders hohe Verantwortung für das Wohl der uns anvertrauten Kinder. In unserem Leitbild haben wir das Recht der Kinder auf ein gewaltfreies Aufwachsen fest verankert. Auf den gesetzlichen Grundlagen von §§8a, 45 und 47 SGB VIII basierend, sind wir dazu verpflichtet, diesen Schutzauftrag konzeptionell zu verankern und umzusetzen. Mit einem Netzwerk Kinderschutz aus geschulten Fachkräften, Multiplikatorinnen und Multiplikatoren für Kinderschutz in allen Regionen, regelmäßigen Schulungen und einer eigenen Abteilung für Kinderschutz bietet Fröbel allen Fachkräften einen sicheren und kompetenten Rahmen für die pädagogische Arbeit. Kinderschutzfälle oder Verdachtsfälle auf Kindeswohlgefährdung sind meldepflichtig. Über das Ereignismeldesystem von Fröbel sind Mitarbeitende in die Lage versetzt, diese Meldungen intern in die Bearbeitung durch das Kinderschutzteam, welches aus Insoweit erfahrenen Fachkräften besteht, zu geben. Umfangreiche Informationen geben das Fröbel-Kinderschutzkonzept und das Fröbel Handbuch Schutzkonzepte.

Fröbel-Kinderschutzkonzept (PDF; 500 MB)

Fröbel Handbuch Schutzkonzepte (PDF; 280 MB)

Alle Fröbel-Beschäftigten sind über interne oder geschützte Informationen von Fröbel zur Verschwiegenheit verpflichtet. Nicht öffentliche Informationen über Kinder, Eltern, Mitarbeitende, andere Dritte und unternehmensinterne Vorgänge sind entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften streng zu schützen. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit gilt auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus.

Informationen über Situationen im Kitaalltag sind grundsätzlich nur gegenüber den Sorgeberechtigten zu erteilen. Auskunftsverlangen im Rahmen von Sorgerechtsstreitigkeiten, von Ermittlungsbehörden oder vergleichbare Anfragen sind vorab mit dem Justiziariat oder mit der Abteilung Ereignis- und Krisenmanagement abzustimmen.

Fröbel ist für Familien, Unternehmen und Kommunen Partner und Dienstleister zugleich. Zur Sicherung einer hohen Qualität unserer Leistungen gehört auch der professionelle Umgang mit Beschwerden, Ereignissen und Krisen. Über ein professionelles internes Ereignis- und Krisenmanagement werden jegliche Beschwerden von Dritten, Ereignisse und Krisenfälle im Kreis von Expertinnen und Experten gemanagt und bis zur Lösung bearbeitet. Alle Mitarbeitenden bei Fröbel sind geschult und verpflichtet, in diesen Fällen das Ereignis- und Krisenmanagement zu aktivieren.

Ausführliche Regelungen dazu sind im Handbuch Ereignis- und Krisenmanagement und im Fröbel-Beschwerdemanagement verankert.

Eine weitere Säule der Qualitätssicherung ist die einwandfreie Zusammenarbeit mit Behörden. Fröbel ist daher bestrebt, mit allen zuständigen Behörden, vor allem den Kitaaufsichtsbehörden und Jugendämtern, ein kooperatives und vertrauensvolles Verhältnis zu pflegen. Alle Beschäftigten, die für die Weitergabe, Übermittlung oder Zusammenstellung von Informationen an Behörden verantwortlich sind, müssen die Auskünfte inhaltlich richtig, unter Einhaltung der Fristen und in verständlicher Form diesen zur Verfügung stellen. Bei Kontakten mit Gerichten oder Strafverfolgungsbehörden ist stets das Justiziariat zu unterrichten.

Alle Beschäftigten sind verpflichtet, eine vollständige und solide Aktengrundlage sicherzustellen. Alle Geschäftsvorgänge müssen vollständig, korrekt und transparent erfasst sein. Die Akten sind so zu führen, dass eine jederzeitige Vertretung im Falle der Abwesenheit der oder des mit einer Angelegenheit Betrauten möglich ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind dabei stets einzuhalten. Besonders für die Mitarbeitenden der Hauptgeschäftsstelle ist es von hoher Relevanz, sorgfältig und gewissenhaft in Bezug auf die Erstellung von Unterlagen für die Rechnungslegung zu arbeiten. Um eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung gewährleisten zu können, müssen alle für die Rechnungslegung erforderlichen Umstände vollständig und richtig dokumentiert und entsprechend gebucht werden. Für den Fall, dass Mitarbeitende Zweifel an der sachlichen Richtigkeit eines Geschäftsvorganges haben, ist umgehend die direkte Führungskraft oder das Justiziariat zu informieren.

Um einen ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten, werden alle Mitarbeitenden durch betriebliche Datenschutzbeauftragte unterstützt und betreut. Die Datenschutzbeauftragten sorgen dafür, dass ausschließlich Befugte eine nur auf den Zweck beschränkte Verarbeitung der Daten vornehmen können und, dass die jeweilige Eigentümerin bzw. der jeweilige Eigentümer der Daten das Selbstbestimmungsrecht auf Auskunft, Korrektur, Sperrung und Löschung vornehmen kann. Außerdem schulen die Datenschutzbeauftragten regelmäßig die Mitarbeitenden, um sie für die Belange des Datenschutzes zu sensibilisieren. Dafür gibt es eine regelmäßige digitale Sprechstunde. Bei Fragen zum Datenschutz können alle Mitarbeitenden die Beauftragten unter datenschutz@froebel-gruppe.de kontaktieren.

Im Interesse einer nachvollziehbaren Transparenz gilt in zahlreichen Arbeitsbereichen das Vier-Augen-Prinzip. Das bedeutet, dass alle rechtsgeschäftlichen Handlungen grundsätzlich von zwei Personen vorzunehmen sind. Dies gilt auch, wenn eine der Personen in Organfunktion agiert. Nähere Information hierzu enthalten die jeweiligen Stellenbeschreibungen sowie der Wegweiser Prüfschritte in Diamant für die Freigabe von Rechnungen.

Als Bildungsunternehmen, welches sich in erster Linie aus öffentlichen Mitteln finanziert, hat Fröbel ein besonderes Interesse an einem nachhaltigen wirtschaftlichen Handeln aller Mitarbeitenden. In diesem Zusammenhang sind alle Beschäftigten dazu angehalten, jedes Handeln sorgfältig und gewissenhaft, insbesondere unter Einhaltung der Regelungen der Fröbel-Beschaffungsrichtlinie und der Reisekostenrichtlinie in der jeweils aktuellen Fassung, zu treffen.

Fröbel sieht es als unternehmerische Verantwortung an, sorgsam mit Ressourcen umzugehen und die Natur als Lebensgrundlage zu schützen. Daraus erwächst für alle Mitarbeitenden die Verpflichtung, bei ihrem Handeln und ihren Entscheidungen die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen und Belastungen für die Umwelt, so weit wie möglich, zu vermeiden. Alle Fröbel-Mitarbeitenden verpflichten sich, ökonomisch, sozial und umweltbewusst zu handeln. Es wird eine verantwortungsvolle, nachhaltige Beschaffung, Nutzung und Entsorgung der Ressourcen von allen Beschäftigten erwartet.

Von seinen Geschäftspartnern erwartet Fröbel:

• die Einhaltung aller geltenden Gesetze sowie internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz
• die Einhaltung der UN-Kinderrechtskonvention
• die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
• die Beachtung der Menschenrechte
• das Unterlassen von Korruption
• den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden.

Im Vorfeld des Abschlusses von Rechtsgeschäften mit einem Lieferanten hat laut geltendem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz eine Überprüfung dieser Punkte zu erfolgen. Der Verhaltenskodex für Geschäftspartner (PDF) von Fröbel ist von unseren Geschäftspartnern zu unterzeichnen. 

Fröbel ist auf Grundlage des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet, in seinen Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten mit dem Ziel, menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken vorzubeugen oder sie zu minimieren oder die Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten zu beenden. Herr Thomas Kurschat ist im Sinne des LkSG als Menschenrechtsbeauftragter bestellt. Er ist Ansprechperson für die Bearbeitung von menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken oder deren Pflichtverletzungen. Sie erreichen ihn unter menschenrechtsbeauftragter@froebel-gruppe.de.

Fröbel-Beschäftigte sowie Organmitglieder der Gesellschaft müssen private Interessen und die von Fröbel strikt trennen. Mögliche Interessenskollisionen sind durch die Hinzuziehung der direkten Führungskraft bzw. der Geschäftsleitung/Bereichsleitung oder des Aufsichtsrates zu lösen.

Interessenskollisionen können beispielsweise in folgenden Situationen entstehen:

Babysittingdienste:
Oft fragen die Eltern eines Kindes in der Kita die Mitarbeitenden, ob die Möglichkeit eines privaten Babysittings besteht. Aufgrund der verbundenen Einbindung der oder des Mitarbeitenden in die Privatsphäre der Familie und etwaiger daraus resultierender Interessenskollisionen ist dies grundsätzlich in einem bestehenden Arbeitsverhältnis nicht erwünscht. In sachlich begründeten Fällen kann die zuständige Geschäftsleitung hiervon Ausnahmen machen. Eine solche Ausnahme ist unter Darlegung der Gründe durch die Geschäftsleitung zu dokumentieren.

Annahme von Geschenken und/oder Einladungen: 
Im Kita-Alltag gehören kleinere Geschenke aus der Elternschaft zu besonderen Anlässen zum sozialüblichen Verhalten. Die Eltern drücken hiermit ihre Wertschätzung gegenüber dem Personal aus. Zum Erhalt und zur Stärkung der Gemeinschaft liegt es auch im Interesse von Fröbel, diesen Brauch im normalen Maße beizubehalten. Es ist aber auch hier unabdingbar, dass das erforderliche Maß an professioneller Distanz zu der Elternschaft eingehalten wird. Um möglichen Interessenskollisionen keinen Raum zu geben, sind daher folgende Voraussetzungen bei der Annahme von Geschenken zu beachten:

• Das Geschenk kommt nicht von einzelnen Eltern, sondern aus der Elternschaft oder von den Elternvertretenden als Gremium.
• Die Schenkung darf keinesfalls an Bedingungen geknüpft sein (bspw. Vergabe eines Kitaplatzes).
• Der Wert des einzelnen Geschenkes darf nicht den Wert von 10 EUR übersteigen, der Wert aller Geschenke darf nicht den Wert von 50 EUR im Kitajahr pro Kita-Gruppe übersteigen.
• Die Schenkung ist formlos gegenüber der Einrichtungsleitung mitzuteilen.

Weitere Details zu Geschenken und Zuwendungen an Dritte sind in der Fröbel-Richtlinie Bewirtung und Geschenke geregelt.

Um mehr Bildungsangebote für alle Kinder zu schaffen, wirbt Fröbel über den Fröbel e. V. Spenden und Mittel in Form von Fördermitgliedschaften ein. Grundsätzlich nehmen wir nur Spenden und geldwerte Leistungen an, die im Einklang mit den definierten Zielen - Chancen- und Bildungsgerechtigkeit für die in allen Fröbel-Kindergärten betreuten Kinder und deren Familien - und unserem Betriebszweck stehen. Gesetzliche Pflichtleistungen werden nicht durch Spenden oder ähnliches finanziert. Für die Verwendung der Spenden gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Im Sinne einer größtmöglichen Transparenz können wir auf Nachfrage jederzeit über den Spendenstand und die Umsetzung von Projekten und Maßnahmen Auskunft geben.

Wir verpflichten uns zu einer ordnungsgemäßen Spendenbuchführung. Spenden sind möglich in Form von Fördermitgliedschaften, Zeit- oder Sachmitteln. Sponsoring ist nur im Rahmen enger gesetzlicher Vorgaben möglich. Werbung oder Verlinkung für und von Sponsoren ist nicht zulässig. Ausführliche Regelungen dazu bietet der Leitfaden Fundraising.

Fröbel achtet die Weltanschauungen und religiösen Überzeugungen aller Mitarbeitenden, Familien und Kinder und legt großen Wert auf die Achtung verfassungsrechtlicher Grundfreiheiten. Zum Schutze dieser Werte hat sich Fröbel der religiösen und weltanschaulichen Neutralität verschrieben. Religiöse Zeichen und Symbole dürfen während der Tätigkeit bei Fröbel nur getragen werden, wenn sichergestellt ist, dass durch das Zeigen oder Tragen der Symbole nicht die Neutralität Fröbels verletzt wird.

Alle Mitarbeitenden bei Fröbel sollen Wertschätzung erfahren. Niemand darf wegen ihrer oder seiner Nationalität, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Orientierung oder sonstiger persönlicher Eigenschaften benachteiligt werden. Wir fördern die Anerkennung demokratischer Prinzipien, Toleranz gegenüber Andersdenkenden und die vollständige Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden im Arbeitsalltag. Diskriminierung, Belästigung und Mobbing in jeglicher Art widersprechen der Fröbel-Unternehmenskultur und werden nicht toleriert. Mit Unterzeichnung der Charta der Vielfalt am 4. Dezember 2020 haben wir uns verpflichtet, eine Organisationskultur zu pflegen, in welcher der Respekt und die Wertschätzung aller im Mittelpunkt steht.

Fröbel begrüßt und fördert die Digitalisierung der Arbeitswelt und der pädagogischen Arbeit in den Krippen, Kitas und Horten. Wir nutzen digitale Medien in der pädagogischen Arbeit ausschließlich als Werkzeuge. Wir akzeptieren keine Computerspiele oder Kinder-Spiele-Apps in unseren Einrichtungen. Wir nutzen im Beruf nur dienstliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen und nur Messenger-Dienste, für die Fröbel eine Lizenz hat. Dienste wie WhatsApp, Viper, Threema, Signal dürfen also nicht genutzt werden. Wir veröffentlichen Fotos, Videos oder Sprachaufnahmen von Personen nur, wenn wir eine schriftliche Genehmigung der Person haben. Bei Kindern müssen die Eltern zustimmen. Um Mitarbeitenden einen verbindlichen und verlässlichen Rahmen für die digitale Arbeit zu geben und die Rechte der Kinder und aller Menschen im digitalen Raum zu wahren, sind alle Regelungen dazu im Digitalen Kodex und der Gesamtbetriebsvereinbarung über die Nutzung von Internet, Intranet und E-Mail – elektronische Kommunikation zusammengefasst.

Besteht der Verdacht eines Verstoßes gegen die Compliance-Richtlinie, ist jede und jeder Mitarbeitende verpflichtet, Fröbel dies mitzuteilen. Erste Kontaktperson bei Fragen und Zweifeln, die Mitarbeitende oder Führungskräfte zu Compliance-Themen haben, sind stets die jeweiligen direkten Vorgesetzten.
Wenn Anzeichen für einen Verstoß vorliegen, erwarten wir von allen Mitarbeitenden eine entsprechende Mitteilung wahlweise an

• die direkte Führungskraft oder
• die zuständige Geschäftsleitung oder Bereichsleitung oder
• das Justiziariat oder
• die Abteilung Ereignis- und Krisenmanagement oder
• die E-Mail-Adresse justiziariat@froebel-gruppe.de

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Meldung – auch anonym – über unseren Meldekanal für Hinweise i.S.d. Hinweisgeberschutzgesetzes abzugeben. Der Meldekanal steht nicht nur Mitarbeitenden sondern auch externen Personen als Meldemöglichkeit im Sinne des Hinweisgebendenschutzgesetzes zur Verfügung. Bei Bedarf ist innerhalb eines geschützten Postfaches stets die Anonymität der hinweisgebenden Person gewährleistet.

Eine hinweisgebende Person, die aufgrund konkreter Anhaltspunkte in gutem Glauben zur Auffassung gelangt ist, dass ein Verstoß gegen diese Richtlinie oder andere interne Regelungen vorliegt oder vorliegen könnte, und daraufhin eine Meldung gemacht hat, hat daraus keinerlei Nachteile gleich welcher Form zu erwarten.

Mitarbeitende haben, neben etwaigen rechtlichen Sanktionen, wegen der Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten mit disziplinarischen Konsequenzen zu rechnen, wenn sie einen Verstoß gegen die Regelungen dieser Richtlinie begehen. Es gilt dabei der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Es wird jeder Fall einzeln geprüft und bewertet, damit geeignete Konsequenzen gefunden werden können.

Unter Verantwortung der Compliance-Organisation werden bedarfsorientiert Schulungen zu bestimmten Regelungen dieser Richtlinie angeboten.

Fragen oder Anmerkungen zu dieser Richtlinie können an die folgende E-Mail-Adresse gesendet werden: justiziariat@froebel-gruppe.de